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院办企业档案管理办法
2020-11-03


第一章总则

第一条为认真贯彻落实山东省教育厅、山东省档案局《关于认真贯彻实施<高等学校档案管理办法>的意见》,进一步规范公司档案工作,制定本办法。

第二条本办法适用于院办企业,混合所有制企业参照本办法制定相应管理办法。

第三条企业档案包括企业筹建、管理、招聘等活动中形成的对企业、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、材料等不同形式、载体的历史记录。

第四条企业需将档案工作纳入整体发展规划,以全面留存记录企业各项工作和各方面情况的真实记录为目标,进一步完善档案工作体制机制,加大对档案工作的支持保障力度,确保档案管理科学规范。

第二章职责分工

第五条企业档案管理实行分级收集、集中管理的制度。综合事务部(办公室)是企业档案工作的管理部门,负责企业档案管理的组织、监督、指导、检查和考核工作。

第六条 企业各部门按照职责分工,做好本部门职责范围内的档案收集和建档工作,按期按规范向综合事务部(办公室)移交档案,及时做好建成档案的信息统计工作。所有制度规定要通过业务档案体现,以确保业务活动规范,档案归集与管理纳入部门和个人考核。

第七条各企业负责对本单位在经营、管理、社会服务等活动中形成的档案的收集和整理归档,并按照分级建档的要求,及时向学院各职能部门提交相关归档建档材料。

第八条 各企业须确定一名负责人分管档案工作,按照有关标准要求负责本企业档案的收集、整理和移交工作。

第九条档案工作人员应当遵纪守法,按照档案管理的要求及保密纪律开展工作,认真学习档案管理业务,每年至少参加一次院内外档案管理员培训。

第三章归档范围

第十条企业各部门要分类对本部门的工作材料进行收集存档。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、实物材料等各种载体形式。

第十一条文件材料的归档范围和类别是:

(一)党群类:主要包括企业党支部、工会等组织的各种会议文件、会议记录及纪要,佐证工作过程的文件和记录、图片。

(二)行政类:主要包括企业举办的各类会议以及上级机关、企业和社会组织来访的会议文件、会议纪录及纪要;佐证工作过程的文件和记录、图片。

(三)财会类:主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

(四)声像类:主要包括反映企业经营活动和历史发展,具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体(照片、录音、录象、光盘、磁盘、胶片等)及相配套的文字材料。

(五)活动类:主要包括企业举办的各类会议、庆典以及上级机关、企业和社会组织来访,以及企业出席参加的各类重要会议和活动等材料。

第四章档案的归档

    第十二条各部门负责档案工作的人员应当按照上述规定,及时做好档案的征集、整理、分类和立卷工作。定期向综合事务部(办公室)移交。每年年底,综合事务部(办公室)统一将收存的档案转交到学院档案馆,各院办企业移交档案汇总清册报资产运营公司综合事务部备案。

    第十三条各部门在立卷归档时要做到各类纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第十四条资产运营公司综合事务部按照国家档案法和公司档案管理规章制度,做好档案工作的检查、验收、总结、考核与评估。

第十五条各企业与其他单位分工协作完成的项目,须向综合事务部移交一整套材料(复制件),作为档案保存。

                 第五章管理和利用

    第十六条综合事务部(办公室)加强档案管理技术能力建设,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案应当及时修复或者复制。

第十七条对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经鉴定、登记造册、报总经理批准后,予以销毁。各院办企业销毁档案前,需要事前报综合事务部审批。

第十八条公司档案属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及党、国家及公司秘密的。

(二)涉及专利或技术秘密的。

(三)涉及个人隐私的。

(四)档案形成部门规定限制利用的。

第十九条有下列情形之一者,企业可根据情节轻重对责任人和部门负责人给予限期整改、扣发绩效工资、行政处分来处理:

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的。

(三)涂改、伪造档案的。

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的。

第二十条本办法由资产运营公司综合事务部负责解释。

第二十一条本办法自发布之日起施行,未尽事宜参照有关法律法规执行。

 


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